儿童福利机构业务档案管理实施细则

第一章  总则

第一条  为规范儿童福利机构业务档案管理工作，维护儿童合法权益，依据《中华人民共和国档案法》《儿童福利机构管理办法》《民政部 国家档案局关于印发〈儿童福利机构业务档案管理办法〉的通知》等有关规定，结合我省工作实际，制定本实施细则。

第二条  本实施细则所称儿童福利机构是指民政部门设立的，主要收留抚养由民政部门担任监护人的未满18周岁儿童的儿童福利院、设有儿童部的社会福利院等。

第三条  儿童福利机构业务档案（以下简称“业务档案”）具体是指儿童福利机构在收留抚养儿童工作过程中形成的具有保存价值的文字、图表、实物、音像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。

第四条  儿童福利机构具体负责业务档案工作，并接受民政部门和档案主管部门的业务指导、监督。

第五条  儿童福利机构应当建立并完善业务档案管理制度，设置专门档案工作用房，配置必要设施设备，对业务档案实行集中统一管理，设置专门档案管理科室或者指定专门人员负责业务档案工作。业务经办人负责业务文件材料的收集整理。任何部门和个人不得将应当归档的业务文件材料据为己有或者拒绝归档。

第二章  业务档案的收集

第六条  业务档案包括儿童进入机构、在机构生活、离开机构三个阶段内容，包含纸质材料和特殊载体材料，其中特殊载体材料包括儿童进入机构时随身携带能够标识其身份的物品；证明儿童身份的音视频；儿童在机构生活中形成的有保存价值的照片、音视频；机构监控录像内对儿童有特殊、重要意义的音视频等特殊载体材料。特殊载体材料要与纸质材料分类收集。

第七条  儿童进入机构时，应当根据情况收集下列材料：

（一）门诊病历或者住院病历；

（二）体格检查材料；

（三）医院出院记录；

（四）儿童基本信息表（包括姓名、性别、进入机构时间、照片、健康状况等）；

（五）入院评估记录表；

（六）属于无法查明父母或者其他监护人的儿童还需收集下列材料：

1.查找不到父母或者其他监护人的被遗弃儿童：

（1）公安机关出具的捡拾弃婴（儿童）报案证明，公安部门办案人员警官证复印件；

（2）公安机关出具的DNA信息比对结果；

（3）儿童福利机构发布的寻亲公告；

（4）儿童福利机构儿童入院登记表（须有儿童福利机构主管民政部门接收意见）；

（5）其他与儿童有关的材料。

2.查找不到父母或者其他监护人的打拐解救儿童：

（1）公安机关出具的打拐解救儿童临时照料通知书；

（2）公安机关出具的DNA信息比对结果；

（3）公安机关出具的暂时未查找到父母或者其他监护人的证明；

（4）儿童福利机构发布的寻亲公告；

（5）儿童福利机构儿童入院登记表（须有儿童福利机构主管民政部门接收意见）；

（6）公安机关出具的查找不到父母或者其他监护人的证明；

（7）其他与儿童有关的材料。

3.超过3个月仍查找不到父母或者其他监护人的流浪乞讨儿童：

（1）公安机关出具的DNA信息比对结果；

（2）儿童进入未成年人救助保护机构的相关材料；

（3）未成年人救助保护机构发布的寻亲公告；

（4）儿童福利机构儿童入院登记表（须有儿童福利机构主管民政部门接收意见）；

（5）其他与儿童有关的材料。

4.其他查找不到父母或者其他监护人的儿童：

（1）查找不到父母或者其他监护人的报案证明；

（2）公安机关出具的DNA信息比对结果；

（3）儿童福利机构发布的寻亲公告；

（4）儿童福利机构儿童入院登记表（须有儿童福利机构主管民政部门接收意见）；

（5）其他与儿童有关的材料。

（七）属于父母死亡或者宣告失踪且没有其他依法具有监护资格的人的儿童还需收集下列材料：

1.父母死亡证明或者宣告死亡、宣告失踪的法律文书；

2.没有其他依法具有监护资格的人的情况报告；

3.儿童户籍所在地县（市、区）民政部门出具的儿童情况说明；

4.儿童福利机构儿童入院登记表（须有儿童福利机构主管民政部门接收意见）；

5.其他与儿童有关的材料。

（八）属于父母没有监护能力且没有其他依法具有监护资格的人的儿童还需收集下列材料：

1.儿童父母没有监护能力的情况报告，其中父母一方死亡或者失踪的，还应当保存死亡或者失踪一方的死亡证明或者被宣告死亡、被宣告失踪的法律文书；

2.没有其他依法具有监护资格的人的情况报告；

3.儿童户籍所在地县（市、区）民政部门出具的儿童情况说明；

4.儿童福利机构儿童入院登记表（须有儿童福利机构主管民政部门接收意见）；

5.其他与儿童有关的材料。

（九）属于人民法院指定由民政部门担任监护人的儿童还需收集下列材料：

1.人民法院出具的生效法律文书；

2.儿童福利机构儿童入院登记表（须有儿童福利机构主管民政部门接收意见）；

3.视情况参照第七条第（七）或者第（八）款材料收集。

（十）属于未成年人救助保护机构委托、由民政部门承担临时监护责任的儿童还需收集下列材料：

1.未成年人救助保护机构出具的儿童基本情况说明（须有未成年人救助保护机构主管民政部门意见）；

2.与未成年人救助保护机构签订的委托协议；

3.其他与儿童有关的材料。

（十一）属于其他情况需要入住机构的儿童，视具体情况留存相关进入机构的材料。

第八条  儿童在机构生活期间，应当根据情况收集下列材料：

（一）户口本（复印件）；

（二）残疾证（复印件）；

（三）中华人民共和国社会保障卡（复印件）；

（四）健康档案（含现病史、既往病史、体检报告表等）；

（五）预防接种记录；

（六）手术治疗、重特大疾病住院治疗相关材料（包括入院手续、出院记录、主要的辅助检查记录等）；

（七）康复治疗相关材料（包括康复计划方案、康复评估报告、康复阶段性记录、转科记录单、康复医师或者专业机构出具的矫形器具及康复辅助器具的适配评估报告等）；

（八）受教育相关材料（包括受教育基本信息表、教育评估报告、教学阶段性记录、个案服务面谈记录等材料，获奖证明、年度学习成绩单、录取通知书、毕业证书等材料复印件）；

（九）家庭寄养相关材料（包括寄养家庭基本信息表、寄养家庭申请表、寄养家庭评估报告、家庭寄养协议、护理医疗康复记录或者相关治疗记录、儿童福利机构探访记录、年度家庭寄养工作评价、解除寄养申请、解除寄养通知书等）；

（十）社会工作服务相关材料（包括儿童需求预估记录表、综合评估表、社会工作服务计划书、跟进服务记录表、结案评估等）；

（十一）其他应当归档的文件材料。

第九条  儿童离开机构的，应当收集离院评估记录表、离院确认书、儿童福利机构向主管民政部门提交的情况报告及民政部门的审批意见，并根据情况收集下列纸质材料：

（一）儿童父母或者其他监护人出现离院：

1.儿童属于打拐解救儿童的由公安机关出具的打拐解救儿童送还通知书；

2.儿童属于走失、被盗抢或者被拐骗的结案证明；

3.儿童属于人民法院宣告生父母失踪或者死亡的，需保存人民法院撤销宣告失踪或者死亡的法律文书；

4.公安机关出具的查找到父母或者其他监护人的证明；

5.反映原监护关系的相关材料；

6.儿童父母或者其他监护人的身份证、户口页复印件等证明其身份的材料；

7.其他与儿童有关的材料。

（二）儿童父母恢复监护能力或者有其他依法具有监护资格的人出现的儿童离院：

1.儿童父母或者其他依法具有监护资格的人的身份证、户口页复印件等证明其身份的材料；

2.儿童原户籍所在地乡镇人民政府（街道办事处）出具的父母恢复监护能力的情况报告或者有其他依法具有监护资格的人的情况报告；

3.其他与儿童有关的材料。

（三）儿童父母或者其他监护人恢复监护人资格的儿童离院：

1.儿童父母或者其他监护人的身份证、户口页复印件等证明其身份的材料；

2.人民法院恢复监护人资格的法律文书；

3.其他与儿童有关的材料。

（四）儿童被依法收养离院：

1.收养申请；

2.收养人身份证、婚姻状况证明、近期体检报告的复印件；

3.融合期间委托监护协议；

4.收养登记证复印件；

5.其他与儿童有关的材料。

（五）儿童成年后社会安置离院：

1.社会安置申请材料；

2.其他与儿童有关的材料。

（六）儿童成年后移交社会福利机构离院：

1.儿童成年移交社会福利机构审批表；

2.其他与儿童有关的材料。

（七）委托协议期满（或者被解除）的儿童离院：

1.儿童户籍所在地民政部门情况说明；

2.解除委托协议；

3.其他与儿童有关的材料。

（八）儿童死亡或者被宣告失踪：

1.病危抢救相关材料；

2.负责救治或者正常死亡调查的医疗卫生机构签发的《居民死亡医学证明（推断）书》或者由公安司法部门出具的死亡证明或者人民法院宣告失踪的法律文书；

3.遗体火化相关证明材料、注明安放（葬）位置和时间的骨灰安放（葬）合同或者其他说明材料，因特殊原因采取其他方式安葬的，应当保存注明安葬方式、位置、时间、见证人等基本信息的安葬材料；

4.户口注销相关材料；

5.其他与儿童有关的材料。

（九）儿童因其他情况离院，视具体情况留存相关材料。

第三章  业务档案的整理与归档

第十条  业务档案应当区分纸质载体和特殊载体材料分类进行收集、整理和归档。实物、音像等特殊载体材料，应当与相对应的纸质文件材料一并归档。实物材料应当“一物一件、按件整理”。音像材料应当按照国家有关规定进行整理和归档。

第十一条  归档的文件材料应当真实完整、图文清晰。

归档章、档案盒封面、盒脊、备考表、目录等项目，填写时使用蓝黑墨水或者碳素墨水钢笔填写或者直接打印，档案相关目录应当打印，备考表和档案相关目录一律使用A4规格纸张。

第十二条  业务档案按照儿童类别分类整理归档，根据儿童性质将业务档案分成五类，分别用A、B、C、D、E作为类别代码：

A：无法查明父母或者其他监护人的儿童;

B：父母死亡或者宣告失踪且没有其他依法具有监护资格的人的儿童;

C：父母没有监护能力且没有其他依法具有监护资格的人的儿童;

D：人民法院指定由民政部门担任监护人的儿童;

E：其他儿童。

第十三条  业务档案整理应当遵循一人一档、动态管理、利用便捷的原则，确保档案的真实、完整、安全和有效利用。业务档案整理方法如下（具体格式见附件）：

（一）业务文件材料以儿童为单位归档，每个儿童的文件材料组成一卷，并编制档号，档号结构按照“全宗号-档案门类代码-类别-姓名（身份证号）-卷号”的规则编制，并符合下列要求：

1.全宗号：国家综合档案馆为立档单位编制的代码；

2.档案门类代码：统一标注为“ZY·ET”（为“专业·儿童”的首字母）；

3.类别：用五个不同的大写字母A、B、C、D、E表示；

4.卷号：按照类别以儿童进入机构时间先后，用阿拉伯数字顺序编列，每个儿童一个卷号，不重复。

（二）根据儿童个体差异，确定每个儿童归档文件材料的具体范围，并按照本实施细则第七、八、九条顺序排列卷内文件。每个儿童的卷内文件材料按流水顺序号编排件号和页号。

（三）在卷内每份文件首页上端空白处加盖归档章，并填写有关内容，每卷文件材料按照排列顺序装入档案盒，并编制盒内文件目录、盒内备考表。填写档案盒封面、盒脊的项目。

（四）按照类别编制业务档案案卷目录，加封面后装订成册，一式三份，填写案卷目录封面项目。

第十四条  业务档案保管期限为永久。

第十五条  儿童进入机构以及在机构生活期间形成的材料，儿童福利机构应当在5个工作日内整理归档。儿童离开机构形成的材料，应当在20个工作日内完成归档。

第十六条  儿童福利机构应当根据儿童业务档案归档文件材料的增加，实时补充更新业务档案案卷页数、盒内文件目录、档案盒封面及盒脊项目、业务档案案卷目录等相关内容。

第十七条  儿童福利机构应当在儿童离开机构后，将整理完毕的纸质档案装订成卷，具体装订方法执行《纸质归档文件装订规范》。

第四章  业务档案的保管与利用

第十八条  业务档案管理场所应当符合国家有关标准，具备防火、防盗、防高温、防潮、防尘、防光、防磁、防有害生物、防有害气体等保管条件，确保档案安全。

第十九条  儿童福利机构应当依法依规提供档案利用服务，确保档案安全有效利用，并遵守下列规定，办理登记手续：

（一）业务档案形成、移交单位以及上级业务主管单位因工作需要，可以利用业务档案；

（二）儿童成年后持身份证件，可以利用本人的档案；儿童监护人持身份证件、户口簿、收养登记证或者能够反映监护关系的证明材料，可以利用被监护儿童的档案；

（三）人民检察院、人民法院、公安部门、安全部门和纪检监察部门因办案需要，持单位介绍信可以利用案件相关的业务档案；

（四）律师凭律师执业证书、律师事务所证明，持受理案件法院出具的案件受理通知书或者开庭传票，可以利用与承办法律事务有关的业务档案；

（五）其他单位和个人确因工作需要申请查阅业务档案的，业务档案保管部门确认其使用目的合理的情况下，经主管领导审核，可以查阅。

第二十条  儿童福利机构内相关业务部门因工作需要可利用业务档案，利用时应当严格执行档案利用相关规定，并做好登记、归还。

第二十一条  经儿童福利机构同意，利用业务档案的单位和个人应当当场查阅、摘抄、复印（复制）业务档案。严禁对业务档案进行涂改、抽换、圈划、批注或者造成污染、损毁。利用业务档案的单位和个人，不得擅自公开业务档案内容。

第二十二条  儿童福利机构应当对归还的业务档案进行清点核对，对档案摘抄件或者复印（复制）件加盖标有“业务档案摘抄件”或者“业务档案复印（复制）件”的印章。

第五章  业务档案的统计与移交 

第二十三条  档案工作人员应当按照有关规定对儿童福利机构业务档案接收、保管、利用等情况进行统计。

第二十四条  儿童转入其他福利机构时，业务档案一并移交，原儿童福利机构留存副本。

第二十五条  儿童福利机构应当在儿童离开机构后，将业务档案按照有关规定向同级国家综合档案馆移交。

第六章  业务档案的信息化

第二十六条  儿童福利机构应当加强业务档案的信息化建设，配备能够满足电子档案管理需求的设施设备和技术力量，确保电子档案管理安全。有条件的儿童福利机构应当及时开展档案数字化、电子档案管理系统开发应用等信息化工作。

第二十七条  儿童福利机构应当逐步建立业务档案目录数据库和全文数据库。鼓励有条件的儿童福利机构建设数字档案室。

第二十八条  纸质档案数字化参照《纸质档案数字化规范》执行，录音录像档案数字化参照《录音录像档案数字化规范》执行，其他传统载体档案数字化参照有关规定执行。对于直接形成的电子文件应当按照国家有关规定归档。

第二十九条  要依托“全国儿童福利信息系统”，及时将新生成的核心业务档案上传至全国儿童福利信息系统，做到动态管理、实时更新。

第七章  附则

第三十条  要加强对业务档案管理人员的培训，对在业务档案管理工作中做出突出贡献的档案工作人员和其他组织、个人，按照国家有关规定给予表彰和奖励。

第三十一条  对于违反国家档案管理规定，造成业务档案失真、损毁、丢失或者个人隐私泄露等的，依据《中华人民共和国档案法》等追究相关人员责任。

第三十二条  儿童福利机构在本实施细则下发前形成的业务档案，要将儿童进入机构、在机构生活、离开机构的现有文件材料，按照本实施细则的相关要求及时做好收集、整理、归档、移交，确保业务档案管理有序。

第三十三条  本实施细则自2024年12月12日起施行。

附件：儿童福利机构业务档案式样表

附件  

儿童福利机构业务档案式样表

表1  归档章式样

填写说明：

1．全宗号：填写国家综合档案馆给立档单位编制的代码。

2．门类代码：统一标注为“ZY·ET”。

3．类别：填写该卷业务档案的所属具体类别，用A、B、C、D、E字母标示。

4．姓名（身份证号）：填写儿童姓名或者身份证号。

5．卷号：填写本卷档案的案卷号。

6．件号：填写本件档案的件号。

表2  盒内文件目录式样

填写说明：

1．件号:填写盒内文件材料的件号。

2．文号或编号：填写文件的文号或者实物类档案、音像类档案编号。

3．责任者：填写文件的责任者，应当照实抄录。

4．题名：填写文件材料标题。文件材料没有标题或者标题不规范的，可以自拟标题，外加“[ ]”号。

5．日期：填写文件材料的形成日期，以8位阿拉伯数字标注年、月、日。

6．页号：填写文件在本盒内的起始页号，最后一份文件材料填写该件的起止页号。

7．备注：对需要说明情况的文件材料在备注栏内标注“*”号，并将需要说明的情况填写在备考表中。

表3 盒内备考表式样

填写说明：

1．盒内档案情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出等情况。

2．整理人：由本盒档案整理者签名。

3．检查人：由本盒档案质量审核者签名。

4．时间：填写本盒档案检查完毕的日期。

表4  档案盒封面式样

填写说明：

1.全宗名称：填写立档单位的全称。全宗名称可以直接印在档案盒封面上。

2.姓名：填写儿童姓名。

3.日期：填写本盒内最早和最晚一份文件材料的形成时间。

4.件数、页数：填写本盒文件材料的总件数和总页数。

5.卷号：填写本盒业务档案的案卷号。

表5 档案盒脊式样

1．全宗号：填写国家综合档案馆给立档单位编制的代码。

2．档案门类代码：统一标注为“ZY·ET”。

3．类别：填写本盒档案的所属具体类别，用A、B、C、D、E字母标示。

4．姓名（身份证号）：填写儿童姓名或者身份证号。

5．卷号：填写本盒档案的案卷号。

6．起止件号：填写盒内第一份和最后一份文件的起止顺序号，中间用“—”号连接。

7．盒号：填写档案盒的排列顺序号。

表6 业务档案案卷目录式样

填写说明：

1.卷号：填写该儿童业务档案的案卷号。

2.姓名（身份证号）：填写该儿童姓名或者身份证号。

3.性别：填写该儿童的性别。

4.进入机构时间：填写该儿童进入机构的日期。

5.离开机构时间：填写该儿童离开机构的日期。

6.页数：填写该卷儿童业务档案的总页数。

7.备注：填写需要特别说明的其他情况。

表7 业务档案案卷目录封面式样

填写说明：

1.全宗名称：填写立档单位的全称。

2.全宗号：填写国家综合档案馆给立档单位编制的代码。

3.目录号：填写该目录的代码。

4.档案门类代码：填写该目录档案的门类代码“ZY·ET”。

5.类别：填写该目录档案的类别，可用A、B、C、D、E标示。

6.保管期限：填写该目录档案的保管年限，即“永久”。

7.编制单位：填写该目录的编制单位名称。

8.编制日期：填写该目录的编制时间。

相关链接：
    《儿童福利机构业务档案管理实施细则》解读材料